Chào các bạn đấu thủ và khán giả theo dõi Đấu trường Ngòi bút!
Chúng ta đã trải qua những cuộc đấu thú vị và đang hồi hộp chờ đợi kết quả kì I cũng như chào đón trận đầu tiên của kì II Đấu trường, tuy nhiên cho đến hiện tại, vẫn còn rất nhiều bạn đấu thủ chưa tuân thủ đúng quy luật gửi email tiêu chuẩn về cho Đấu trường. Điều này sẽ gây rắc rối trong việc phân loại email cho BTC và cũng có hại cho tương lai làm việc của các bạn nữa, vì thế trong part này chúng ta sẽ nhắc lại một chút về việc Hướng dẫn gửi mail và Luật gửi email doanh nghiệp/công việc/dự thi tiêu chuẩn nhé!

* Xin lưu ý rằng sau bài viết này, ở các kì event kế tiếp bất cứ đấu thủ nào không gửi mail đúng quy trình sẽ không được chấp nhận là bản thảo hợp lệ. Các bạn nhớ chú ý và cẩn thận trong việc gửi mail nhé!

Luật gửi email tiêu chuẩn:
Những điều mà một "work email" nên có:
- Gửi lời chào hỏi và địa chỉ cũng như tên người bạn muốn gửi tới.
- Giới thiệu: nếu người nhận không biết bạn là ai, bạn cần giới thiệu về mình một cách ngắn gọn.
- Nêu mục đích gửi email: giải thích lý do gửi email.
- Thông tin: ghi tên bạn, địa chỉ, số điện thoại liên lạc vào cuối email để người nhận có thể dễ dàng liên lạc trực tiếp nếu cần. (VnExpress)

Tối ưu hoá tiêu đề email gửi đi
Khi tiếp xúc với công việc cần sử dụng email thường xuyên, các bạn sẽ cảm thấy rất bực bội nếu trong inbox xuất hiện hàng loạt những email không quan trọng trộn lẫn với email cấp thiết. Thậm chí nếu bạn gửi CV mà không cẩn thận, CV của bạn sẽ xếp xó vĩnh viễn do người đọc không thể nhận ra chúng giữa hàng ngàn bức email khác trong hòm thư của họ.

Hãy xem số lượng email mà một người bình thường có thể nhận được (ảnh). Chúng bao gồm thư công việc, thư quảng cáo, thư spam, thư từ bạn bè và gia đình...ect...

Nếu bạn không tối ưu hoá tiêu đề của Email, rất có thể bạn sẽ để mất cơ hội được chọn bởi công ty tuyển dụng hoặc làm miss thông tin của một hợp đồng giao dịch quan trọng, hoặc để lỡ mất cơ hội nhận học bổng/du học...trong trường hợp quy mô nhỏ như cuộc thi Đấu trường Ngòi bút, rất có thể bản thảo của bạn sẽ không bao giờ được xem xét và bị loại trừ ngay tức khắc! Hãy cùng xem các thí sinh đã gửi thư như thế nào cho BTC nhé :D

Một inbox với vô số những bức thư có tiêu đề na ná nhau thế này sẽ gây nhức não cho BTC lắm đấy!

Trông khá là lộn xộn đúng không nào? Điều này thật chẳng ổn đâu nhé, vì có thể BTC sẽ không phân biệt được đâu là bản thảo chính thức của bạn để chọn đăng lên được ý, vì thế lần này chúng ta sẽ chú ý hơn về cách gửi mail nhé!

Quy luật thứ nhất: Tiêu đề rõ ràng
VD. Subject: Event tháng (...) - SDB (...) - Nick dự thi
Một tiêu đề như thế này sẽ giúp người nhận hiểu rõ là các bức thư nằm trong chuỗi email này sẽ liên quan trực tiếp tới các vấn đề của Đấu trường như: bản thảo, bản trả lời câu hỏi, các chỉnh sửa/update bản thảo, các vấn đề liên quan khác...thật dễ dàng và gọn gàng.

Quy luật thứ hai: Luôn sử dụng nút "Reply" hoặc "Reply All" cho chuỗi email
VD: Thư tiêu đề chính: Event tháng (...) - SDB (...) - Nick dự thi
Reply thư chính: Bản trả lời câu hỏi
Repl ly thư chính: Chỉnh sửa bản thảo dự thi
Reply thư chính: Cung cấp thêm các hình minh hoạ
Như thế này thì các bức thư sẽ được thu gọn và dễ quản lý hơn nhiều đấy! Dưới đây là một ví dụ minh hoạ:

Cả 3 bức thư đều được gộp chung làm một theo thứ tự rất rõ ràng, thật gọn ghẽ đúng không nào?

Và đây là inbox khi các bức thư được thu gọn:

Mọi bức thư đều có tiêu đề rõ ràng, mỗi email là một chuỗi công việc chứa đến 10-20 bức thư qua lại với nhau mà vẫn rất gọn gàng và dễ theo dõi đúng không nào

Trong thời đại số ngày này, hàng vạn giao dịch và công việc, bản xin việc, và các vấn đề quan trọng khác đều được giải quyết bằng email. Vì thế việc hiểu và sử dụng nhuần nhuyễn quy luật gửi email tiêu chuẩn rất quan trọng cho tương lai của bạn và tạo ấn tượng tốt đối với Toà soạn, NXB, tổ chức hoặc doanh nghiệp mà bạn muốn tương tác và hợp tác lâu dài đấy!
Sau bài viết này, các bạn đã hiểu thêm về tầm quan trọng và cách thức cũng như luật gửi email tiêu chuẩn rồi chứ? Kể từ event kì III tháng 10 trở đi chúng ta sẽ cùng thực hành nhé :D